¿Cómo tiene que ser una base de datos de medios eficiente?

Tener una buena base de datos de medios de comunicación es fundamental, simplifica el trabajo del periodista de una agencia o del departamento de comunicación de una empresa

Si algo simplifica y hace más eficiente y exitoso el trabajo de un periodista de una agencia de comunicación es la base de datos de medios. Si sabemos quién está al otro lado y qué le interesa no se pierde tiempo en la búsqueda de un interlocutor válido y se puede acotar mejor el tipo de información que se da de una marca o entidad. En este sentido, se crea un vínculo provechoso para ambas partes.

1. Actualización constante.

Es importante modificar los cambios que año tras año hay en los medios de comunicación, tanto por el periodista que lleva los temas como las secciones que tiene, especialmente las que son exclusivas y características del medio.

2. Organizar las pestañas por tipología/temáticas de medios.

Ordenar la base de datos en distintas pestañas en función del género, temática o plataforma del medio: periódicos, programas de televisión, radios, revistas o webs; generalistas, de deporte, femeninos, infantiles… Cada marca o entidad comunica a un tipo de medio concreto. Un gran error es comunicar información que no interesa a un periodista porque se desgasta la relación y puede percibir nuestra marca con comunicación intrascendente.

3. Organizar los contactos en función del modo de comunicar.

Cada medio requiere un lenguaje distinto a la hora de transmitirle la información de un cliente y tiene que quedar patente a la hora de plantear la base de datos. No es lo mismo comunicar a una sección de política de un periódico generalista que a una publicación de lifestyle.

4. Una columna con las observaciones.

Es clave para saber cómo van las gestiones con cada medio.

5. Uso del código de colores.

Puede ayudar a resaltar con colores los medios en los que hay interés por un tema, los que ya se ha salido y los que están pendientes. Un código de colores útil puede ser el verde para cuando ya se ha publicado o las probabilidades son muy altas o el amarillo para cuando está pendiente y hay que hacer un seguimiento.

6. Una columna con las direcciones postales.

Algunos clientes hacen envío de producto para que los periodistas puedan testarlo. Esta columna simplifica el envío de producto que siempre es farragoso y exige mucho tiempo.